吉 大 海 外 留 学 中 心

岗位责任
工作制度

吉大海外留学中心办公室

岗位责任

        为加强中心的建设，明确岗位职责，增强组织纪律性，提高工作效率，如期完成年度工作目标，特制定如下岗位责任，全体中心职工都要严格履行。

业务部经理的岗位职责
1． 负责计划，组织，指挥，控制所属业务部的各项工作，完成中心主任，副主任下达的指令，带领全体员工努力完成经营目标。
2． 根据中心整体规划制定本业务部年度计划，并做好年度总结向主任做年度工作总结汇报。
3． 要及时掌握自己所负责国家的教育，招生及签证情况及境外学生的学习，生活情况。
4． 负责管理留学生的资料，挡案，合同的签收及收集保管工作。
5． 负责审核本业务部门员工工资及奖金的发放情况。
6． 及时处理和反馈各种信息与资料，受理学生家长的投诉，及时协调好各种纠纷及疑难问题。
7． 做好接待，咨询及资料整理工作，提供优质服务。
8． 主持制定本部门的管理规章制度，工作操作流程，服务质量标准细则，安全保障措施，并指导员工认真贯彻执行。
9． 遵记守法，不得私自签约，私自向学生及其家长收取任何费用。
10． 负责业务开展过程中的退费及赔偿事宜。
11． 维护中心的声誉，形象和利益不受损害。
12． 负责本部门的安全及消防工作。

办公室职责范围及岗位职责
办公室职责范围
1、 负责中心日常办公、公务活动的安排，具体落实有关事项、完成领导交办的各项任务。
2、 负责中心办公会及员工大会的各类会议的通知，文件准备工作。
3、 负责中心日常行政文件，会议纪要以及贯彻落实中心重要会议精神汇报材料的起草工作。
4、 催办、督办中心会议决议的落实工作及时向中心领导反馈相关信息。
5、 负责以中心名义向学校请示报告工作，协中心与校内外其他单位的工作关系。
6、 协助中心领导和有关部门处理中心内部各种突发性事件。
7、 负责学生来信、来访的接待。
8、 负责中心安全、防火工作。
9、 负责文书档案、人事档案、图片、声像等资料的日常管理和存档工作。
10、 负责中心对外联络和合作院校外宾接待工作。
11、 负责中心含电话、职工福利、报刊订阅、考勤、办公用品管理等工作。
12、 负责中心网页的建设、维护更新工作。

吉大海外留学中心财务部职责

吉大海外留学中心财务部是服务部门，为第一线的业务部门服务，为留学中心管理层决策服务，处于企业管理的核心。综合来讲，其具有两大基本职能：会计核算与财务管理。具体讲：
1、建立健全财务内部控制制度与财务人员岗位责任制度，并严格落实、执行。
2、建立科学的会计核算体系。在遵守《企业会计准则》和《企业会计制度》规定的前提下，结合本公司的业务实际、考核标准及核算要求，建立会计核算体系。
3、负责公司日常费用报销与财务收支，对公司的全部经济业务活动进行核算。编制会计凭证、登记会计帐簿、编制会计报表。
4、负责公司货币资金、有价证券的收付、保管工作以及发票的保管及填开工作。
5、组织工资的发放工作。
6、办理公司的纳税申报、缴税及其它涉税事宜。协调与税务局的关系，研究税务法规与会计制度，在不违反法规制度的前提下，尽可能合理避税。
7、定期进行财务报表分析。向总经理报告公司的财务状况、经营成果和现金流量，对核算中发现的经营、财务方面的问题随时向总经理报告，提出控制成本支出、回避财务风险的建议。
8、编制公司财务预算。根据公司业务发展和需要，在总经理指导下编制公司财务预算，监督预算的执行情况，为资金的有效使用提供合理化建议。控制成本、费用支出，降低成本费用水平。
9、为公司投资决策服务。进行投资收益、风险分析，为公司投资决策提供财务信息与建议。
10、对公司利润分配政策的制定提出建议。根据企业未来的投资机会、项目计划，为公司资本积累和年终利润分配方案提供必要的建议。
12、制定业绩考核指标，考核业务部门经营业绩。根据公司业务实际，建立切实可行的业务考核指标，年终根据考核指标的完成情况，进行差异分析，评价经营业绩，为奖惩制度提供依据。
14、负责财务印鉴、发票专用章的保管与使用。
15、负责财务档案管理工作。
16、随时提供领导决策所需要的会计资料。

                           二零零二年二月

文字综合岗位责任制
1． 按时，保质完成办领导交付的文字综合材料的起草写作任务。
2． 熟悉和掌握办内业务岗位的基本情况以及各项工作，活动情况。
3． 加强自身业务水平，努力提高文笔综合能力水平。能够胜任工作汇报，总结，领导会议讲话等问字材料的写作工作。

网站技术员岗位责任
1． 严格按照要求确保上传内容的准确和时效。
2． 爱惜保养网站微机设备。
3． 刻苦钻研网络技术业务，不断提高网站维护，发展和创新的技术制作能力。

行政事物管理岗位责任
1． 积极主动的安排，处理好办理的日常行政事物。包括会议，活动，接待事项。
2． 精心管理办内集体财产，在正常服务办公需要的情况下，注意节约购置和使用办公用品。
3． 日常办公用品，领取人要记录签字。贵重器材职工借用要及时登记限期返还，如有损坏，丢失论价赔偿；借用贵重器材不得转借他人。
4． 随时注意关心，维护集体办公环境，有较强的放火，防盗，防意外事故的安全意识和保持较高的警惕性。

会计岗位责任
1． 严格执行和遵守财务法规，协助主任把好财经关。
2． 严格遵守财经纪律，做好财务监督工作，保证经费的合理使用。
3． 做到帐目清楚，手续齐备。
4． 及时编制财务计划，做好预算和决算报表。
5． 妥善保管好会计凭证，帐薄，报表等财务挡案资料。
6． 及时向领提示经费使用不合理的情况和问题。
7． 及时向领导提供经费使用情况及其它相关情况，每月以书面形式报告一次。
8． 对出纳员工作负有监督和检查责任。

出纳员岗位责任
1． 严格各类票据管理，认真审核各种报销凭证，手续不全，不符合规定的，一律不予报销。
2． 做好银行帐目每月核对工作。库存现金和银行存款要经常复查，发现问题及时查明原因，向领导汇报，及时处理。
3． 保管好现金和银行帐册，库存现金按有关规定数量存放。
4． 如期做好工资发放工作，以及财务相关工作。
5． 购置所用办公品时，都必须事先经领导同意后，方可操作。
6． 认真执行财务制度，严格遵守财经纪律和出纳工作纪律。

工作制度

      中心员工必须自觉遵守中心的有关规定，同时，结合办公具体实际，严格遵守以下工作制度。

中心规则及条例
一． 工作表现及态度：
1． 态度----微笑
a. 经常微笑不仅令人舒服，也能提高工作情绪，保持良好的工作态度，用您希望别人对待您的态度去对辨别人，这样可以减少工作中的困难。
b. 不要说“这不关我的事”，或者说“不”，“不知道”。
2． 忠诚
 员工应忠诚于中心的计划，秩序及业务保密。未经中心同意，不得泄露，传达或发表关于中心的事务。
3． 个人形象
请时刻注意您的个人形象，因为在其他人眼里，您是中心的代表。
二． 会客及电话要求：
1． 员工上班时间不准在中心内会见亲友。
2． 非紧急事由，不得占用办公室电话。一旦使用，要控制时间，每次不超过三分钟。
三． 工作原则
***应该做的事：
1． 上班时精力充沛，工作准备充分。
2． 准时上班，下班。
3． 严格遵守执行中心的时间表及工作进程表。
4． 保持工作岗位及其他地方的整洁。
5． 遇到有解决不了的问题要及时上报。
6． 未办完的事情要及时交接。
7． 电话要在三声内接起，谈吐温文尔雅。
8． 待人接物时，要面带微笑，主动与客人打招呼，对客人说，“您好”，“欢迎光临”，“不客气”。
9． 机器，设备使用完毕，及时关闭，盖好。
10． 认真完成上级布置的工作。
11． 与同事相处有礼，互助。
**不该做的事情：
1． 上班前及工作时间喝酒。
2． 上岗前食用刺激或有强烈气味的食品。
3． 未经允许，当班时处理私人事务。
4． 在岗吃零食，嚼口香糖。
5． 未经批准，擅自更换班次，休息日或休息时间。
6． 工作时间收听录音机，MP3，收看电视等。
7． 使用污言秽语。
8． 值班时擅离岗位，闲谈聊天等。
9． 在中心范围内高声呼叫，扰乱安宁。
10． 未经中心允许，将中心名称同任何活动或团体联系在一起。
11． 在办公室存放额外物品。
12． 将办公文具挪为私用。
13． 在中心内搞小团体及在中心内聚会。
惩罚条例：
（一） 目的：为了更有助于员工的自律，建立员工行为标准，保证公司业务能有效地达到目的。我们的政策是帮助员工改正错误并提高业务水平。
（二） 原则：任何员工，如触犯中心的规章制度，中心当面有权对其采取经济处罚。
（三） 奖励条款：
凡符合下列条件之一，由本人所在部门批书面材料，经中心领导审批，予以表彰奖励。
1． 对提高中心管理等有重大贡献者。
2． 在工作中自觉奉献，成绩显著者。
3． 提出合理化建议，经实施卓有成效者。
4． 对中心有其他重大贡献者。
（四） 惩处
1． 一般过失
① 当班时间阅读与工作无关的书刊，报纸，杂志。
② 工作时间服装，仪表，仪态，礼貌不符合规定标准。
③ 随地吐痰，乱扔杂物及乱写乱画等各种不良行为。
④ 当班时间误点，高声喧哗或高声说话，哼歌等有失职业形象的行为和工作。
⑤ 工作时间善离职守，串岗聊天做私事。
⑥ 遇有不能解决的问题不能及时上报。
⑦ 当班时，不接受领导安排，指挥，不与同事协作，合作共事。
⑧ 粗心大意，损坏中心物品。
⑨ 未经同意改换班次，休息日或休息时间。
⑩ 不遵守与岗位有关的秩序，标准（情节严重者可给予严重过失）。
*所犯错误和上述条款性质类似，按此条款处理。
2．严重过失：
①对学生，家长及同事无礼，污言秽语，出言不逊或恐吓，威胁，欺负同事。
②发现中心财物破损，丢失却不管不问或慌报消息。
③有意怠慢工作或工作不努力，没有完成工作任务。
④一个月内三次迟到，早退或无故旷工一次。
⑤利用病，事假为本人或他人从事生产经营活动。
⑥有意破坏公物。
⑦未经中心同意，将中心名称与某些活动或团体联系在一起。
⑧对外泄露中心绝密资料，有损公司利益，引起工作秩序混乱。
⑨严重违反中心的有关规定。
⑪ 所犯错误和上述条款的性质类似，按所类条款处理。
2． 处罚：
① 当班时殴打同事或他人。
② 偷窃，骗取他人，同事或中心财物。
③ 连续旷工七天或十二个月内累计旷工15天的。
④ 当班时聚众闹事，煽动集体怠工，罢工等活动。
⑤ 在醉酒或麻醉状态下值班，使用麻醉药物。
⑥ 严重违反有关规定并造成重大影响。
⑦ 所犯错误和上述条款的性质类似，按所类条款处理
3． 处罚：
① 对于一般过失情节轻微的，给予口头警告，重犯或情节严重的，给予书面警告，记录在案，同时给予50—100元罚金处理。
② 两次一般过失一次严重在、过失。
③ 严重一次过失给予书面记载，记录在案。
④ 三次严重过失，给予开除处分。
4． 书面记载：
对于过失的书面记载，一般过失由主任负责，严重过失由法人负责。
附则：本规定解释权归吉大海外留学中心所有。

接待 咨询及标准
1． 问候：电话问候：“您好”。     “Goodmorning(afternoon,evening).”。
                    吉大海外留学中心。
2． 问明学生出国留学的目的，意向，为其选择合适的国家及学校。
3． 问明通过何种渠道得知吉大海外留学中心，并将学生的情况在登记表上登记。
4． 每天要整理咨询记录，保存好咨询表。
5． 对于已咨询但还没有来办理留学的学生，要做记录，并及时与学生联系为学生提供最新留学信息。
6． 对咨询人员的要求：
（1） 说话亲切，语调适中，保持微笑；忌用俚语，俗语。
（2） 了解学生的基本情况及国外院校的详细情况，并能快捷，准确的为学生和家长提供信息。
（3） 详细向学生及家长介绍，出国留学的各项事宜。

电话接听的标准
1． 电话铃响三声之内，立即接听。
2． 首先，说问候语：“您好，吉大海外留学中心。”
3． 认真倾听对方讲话的内容，并适当的做记录。如找其他人，应请对方稍候，然后轻轻放下电话，去找人：如对方有其它重要通知或传达的事，要左手拿话筒，右手拿笔记录。
4． 在和客人对话的过程中要语气柔和，语速适当，不能讲方言或口头禅。
5． 在挂电话之前要有礼貌用语，如“再见，谢谢”。
6． 最后等客人放下电话，自己再轻轻放下电话。
               （一）打出电话的程序
1． 首先整理好电话的内容。
2． 其次拨出电话后，致以简单问候，并自我介绍。
3． 使用敬语，说明要找人的姓名或委托对方传呼要找的人。
4． 逐条简要的复述电话内容。
5． 致谢语，再见语。
6． 最后等客人放下电话，自己再轻轻放下电话。
                     

（二）接听电话应注意的事项
1． 按职务称呼，按年龄称呼，按身份称呼。
2． 正确敬语。
3． 发音要准确，要讲普通话。
4． 说话要简洁明了。
5． 对方打错电话时要耐心的告诉对方，“对不起，您打错了，请----”
如果是自己拨错了一定要先道歉。
6． 注意礼貌。

请假制度
一． 病假：
1． 员工请病假时须持有医院的有效病假单据，否则无效。
2． 紧急情况不能提前请假的，需在上班1小时内通知直属上级。待上班时补交医院的有效病假单据。
二． 事假：
 员工有特殊情况需要请事假，需事先以书面形式提交请假申请，报直属上级，待批准后方能生效。如果特殊情况不能以书面形式提交请假单的，必须以电话形式通知直属上级，待批准后方可请假，并事后补充请假申请。否则按旷工处理。
三． 请假与扣款：
 员工请病假，事假将会根据考勤条例扣减一定的工资。
四． 准假权限：
 副主任有权准假半天，主任有权准假一天。

仪容仪表及礼貌要求
一． 仪容仪表
（一） 男员工
服装：干净，无褶皱，完好整齐。
头发：干净，梳理或修剪整齐，长度不能超过耳朵及衬衫衣领口。
指甲：要干净，修剪整齐。
饰物：只戴一块手表，一枚戒指。
香水：只能使用清淡的香水，，用量适中。
鞋子：皮鞋擦亮；布鞋要保持干净。不得赤脚穿鞋。
（二） 女员工
服装：干净，无褶皱，完好整齐。
头发：应干净，修剪整齐，长度适中。可使用淡色指甲油。
饰物：只限戴一块手表，一枚戒指，耳钉一副。
鞋子：皮鞋擦亮；布鞋要保持干净。不得赤脚穿鞋。
二． 服装，仪态，礼貌要求：
（1） 穿着大方，端庄，不得穿的过分花哨，透，露，不穿奇装异服。
（2） 不得穿短裤上班，不得赤脚穿凉鞋。
（3） 不得梳怪发型，头发只能佩戴简单，深色饰物。
（4） 仪态端正，克服不良习惯。
（5） 对每一位来中心的人都要礼貌主动问好，主动提供帮助。

奖惩制度
中心负责人对员工实行：有功者奖，有过者罚，奖优罚劣奖惩分明的原则。
一． 奖励
1． 忠于职守，钻研业务，完成工作任务成绩显著者。
2． 礼貌服务，热情周到，为中心赢得好声誉者。
3． 提出加强经营管理，提高服务质量和增收节支方面合理化建议，经实施有显著成效者。
4． 在留学服务中创优异成绩者。
二． 处罚
对犯有过失行为的员工将按情节轻重分别给予甲类过失，乙类过失，丙类过失。犯有其中任何一条均需要填写员工过失表。
1． 处罚方式：
（1） 甲累过失：每次扣当月5%奖金。
（2） 乙类过失：每次当扣月10%奖金。
（3） 丙类过失：每次扣当月奖金及津贴并报办公室处理。
2． 处罚条例：
（1） 甲类过失：
1） 上下班不准时，迟到，早退在半小时以内。
2） 仪表不整洁规范，不能做到为人师表。
3） 工作期间擅自离岗，串岗，做私人事情或到其他部门闲逛。
4） 工作期间没按规定佩戴工号牌或不穿工作服。
5） 在工作中不使用敬语，怠慢咨询者的。
6） 工作不认真，未按工作范围和岗位职责做。
7） 工作时间吃东西，看报纸，看杂志，听音乐。
8） 工作时间聊天，高声喧哗说笑。
9） 在工作时间利用办公电话长时间闲聊，或发信息。
10） 私自偷用他人密码进入电脑系统进行操作。
（2） 乙类过失：
1） 委托他人代签考勤，无故旷工者。
2） 工作时间睡觉，擅离工作岗位。
3） 迟到早退在半小时以上。
4） 工作散漫，粗心大意，受到投诉者。
5） 对上司不礼貌，违背或不服从上级合理工作安排。
6） 在工作岗位争吵，不文明者。
7） 对前来咨询者不礼貌者。
（3） 丙类过失：
1） 态度恶劣，与客人或同事发生争执，侮辱或殴打他人。
2） 赌博，酗酒。
3） 经常违反中心有关规定，屡教不改。
4） 玩忽职守，违反中心办理留学手续条例，规程。造成严重后果的。

退费规定
1． 凡要求退费者需书面申请，并把原协议，退费理由，原收据一并交到管理部门。
2． 退费申请由主管部门负责人签字后，上报中心办公室并由主任签字后，交出纳。
3． 出纳退费前，一定要把原收据，原协议书收齐，经主任批准并签字后依标准退费。

员工聘用程序及标准
一． 面试，填表：
1． 请应聘员工出示学历证明，并请应聘员工填写应聘表格。
2． 由部门负责人测试，给予评分。
二． 通过测试者，上报中心。
三． 由中心批准后方可录用。部门负责人要向其讲明我中心的管理方式，请接受管理，按照执行。

财务 设备管理制度
1． 严格执行财经法规，保证财务工作有条不紊。
2． 在服务办公需要的同时，要注意节约开支。
3． 凡经费支出票据，都要先由经办人签字，会计查验，最后领导审批，手续必须健全。
4． 会计，出纳人员必须做到帐目清晰，经费保管和使用安全，报帐，结算工作及时准确。
5． 预购办公用品要合理计划，报经领导同意后方可购买。使用有登记，消耗有去向，注意节约。

安全防火防盗制度
1． 增强防火防盗意识，自觉做好防火防盗工作。
2.财会人员要特别注意保管好金库，帐薄。
3.任何人最后离开办公室时，应及时关锁好门窗。
4.下班时，工作人员应检查微机，复印机等电器设备是否关闭电源。
5.在办公室吸烟时，务必杜绝火险隐患。
6． 严格执行《规划办防火防盗工作方案》的具体要求和规定。